Vijf voor twaalf voor digitaliseren identificatieformulieren

Afval is een regionale bevoegdheid. Om vandaag afval te transporteren heb je een papieren identificatieformulier nodig in de drie gewesten. Sinds 1 januari van dit jaar is het echter in Vlaanderen verplicht om over een digitaal identificatieformulier te beschikken, zoals ingeschreven in het VLAREMA. Omdat de keuze tussen verschillende providers eind vorig jaar nog te beperkt was, heeft bevoegd minister Zuhal Demir een administratieve tolerantie voorzien tot eind 2023. Uitstel dus, maar geen afstel. Vanaf dan is het menens. Wie nog niet over een dergelijke oplossing beschikt, moet daar dus dringend werk van maken. Want digitaliseringstrajecten kosten vaak tijd om elke schakel in het geheel mee te krijgen in het verhaal.

De sector telt om en bij de 2.000 bedrijven die ten allerlaatste tegen 1 januari 2024 digitale identificatieformulieren moeten kunnen voorleggen. Met heel veel frisse tegenzin zo blijkt. Uit een rondvraag van sector­federatie Denuo blijkt dat er vandaag nog maar weinig bedrijven zijn die nu al ‘full digitaal’ rijden. Omdat er te weinig marktwerking is? Omdat het tijd vraagt? Omdat het een dure aangelegenheid is? Excuses die niet meer zullen gelden. De OVAM heeft inmiddels reeds vier oplossingen officieel goedgekeurd, waardoor in principe elk bedrijf wel zijn gading kan vinden. De technologie is er en zal nog verder aangevuld worden, naarmate meer aanbieders zich hierop toeleggen.

Dringend beslissen

Dat wil zeggen dat het vandaag al vijf over twaalf is. Afval- en recycclagebedrijven, maar ook transportfirma’s moeten nu dringend knopen doorhakken over welk systeem het beste hun noden afdekt. Dan is het zaak werk te maken van de praktische implementatie. Gaat het enkel om digitale identificatieformulieren of moeten die geïntegreerd worden binnen andere systemen en processen? Met orderingave en planning bijvoorbeeld of zelfs de weegbrug. Dan is het nog zaak om iedereen voldoende op te leiden en te trainen om met de nieuwe oplossingen overweg te kunnen. De zeven maanden die nog resteren zijn dus zeker geen overbodige luxe.

Genoeg redenen om te springen

Toch heeft Denuo er nog steeds een goed oog op. Het verwacht vanaf de zomer een ‘aanzuigeffect’ te zien. Waarbij ook de klanten en leveranciers van afval- en recyclagebedrijven die de stap naar digitale documenten al gezet hebben, snel zullen volgen. Er zijn immers genoeg voordelen aan verbonden: meer transparantie, minder kans op fouten, eenvoudigere administratie … Bovendien is dit niet het enige formulier waar al een digitale versie van bestaat. E-CMR bestaat bijvoorbeeld al langer maar wordt nog maar sporadisch toegepast. In dat opzicht kan deze verplichting nu een evolutie op gang brengen naar meer digitalisering.

Wat in andere gewesten?

Wel zijn daar uiteraard een aantal kanttekeningen bij te plaatsen. De OVAM neemt hier nu het voortouw in, maar wat in de andere twee gewesten? Moet er dan in Vlaanderen een digitaal exemplaar getoond worden en in Wallonië of Brussel een papieren? Het goede nieuws is dat er in Wallonië momenteel ook proefprojecten lopen om de stap te zetten naar digitaal. Maar hoe dat er dan zal uitzien, of dezelfde partijen een erkenning zullen krijgen en of de gegevens één op één zullen overeenkomen, daarvoor is het nog koffiedik kijken. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wacht voorlopig nog af. Nog verder over de landsgrenzen zal papier voorlopig wel de standaard blijven, al dringt ook Europa aan op versneld werk maken van digitaliseren.

Wat met onderlinge uitwisseling van gegevens?

Een tweede aandachtspunt wordt hoe die officieel bevestigde oplossingen en systemen erin zullen slagen om data en gegevens met elkaar uit te wisselen. Elk is ontwikkeld vanuit een eigen logica en voldoet op zijn manier aan de wettelijke verplichtingen. Zullen ze ook extra informatie die aanwezig is in de documenten kunnen uitwis­selen? Dat zal de praktijk moeten uitwijzen. De rol van de OVAM hierin is alvast cruciaal. Naar verwachting zullen de betrokken leveranciers met de ervaringen van gebruikers aan de slag gaan om de systemen verder te finetunen. De chauffeurs spelen een cruciale rol in dit verhaal. Zeker bij transportbedrijven die niet elke dag afvaltransporten verzorgen, zal het zaak zijn voor voldoende begeleiding te zorgen. Ze moeten zorgen dat niet voor elke klant en elke oplossing een andere app nodig hebben. Hoe zit het, ten slotte, met de dienst handhaving? Zijn zij al voldoende uitgerust om QR-codes uit te lezen? Ook voor hen wordt het een nieuwe manier van werken.