PODCAST: DIWASS in de praktijk – wat verandert er voor bedrijven?  

Transcript

[00:00] Introductie van Trash Talks 
Nele Roobrouck: Welkom bij Trash Talks, de nieuwe podcast van Recycle Pro en Dynigo. In deze reeks nemen we je mee achter de schermen van de recyclage- en afvalwereld. Want wat gebeurt er eigenlijk met onze materialen? Hoe maken we van afval de grondstof van morgen in een steeds complexer speelveld? Welke uitdagingen staan de bedrijven vandaag te wachten? En hoe bouwen we verder aan een circulaire toekomst? Je hoort het hier, in Trash Talks. 

[00:18] Digitalisering als onvermijdelijke evolutie 
Nele Roobrouck: Digitalisering is geen keuze meer, ook niet in de afval- en recyclagesector. Met DIWASS zet Europa een grote stap richting volledige digitale opvolging van afvaltransporten. Maar wat betekent dat voor bedrijven op het terrein? Wordt traceerbaarheid eindelijk werkbaar of dreigt extra complexiteit? 

[00:52] Voorstelling van de gast 
Nele Roobrouck: In deze eerste aflevering van Trash Talks, de podcast van Recycle Pro en Denuo, ga ik in gesprek met Sebastiaan Laloo van Pionira. Sebastiaan is COO van Pionira, een gekende speler op de digitale markt. Na de groeispurt van de afgelopen jaren is de digitale bijlage VII en de bijhorende DIWASS-koppeling het begin van een nieuw hoofdstuk voor Pionira, waarin vooral hun Europese ambities centraal staan. Welkom Sebastiaan. Laten we meteen van start gaan, want voor wie DIWASS nog niet kent, kan je ons uitleggen wat het precies is? 

[01:33] Uitleg over DIWASS 
Sebastiaan Laloo: Dag Nele, bedankt voor de uitnodiging. DIWASS is de afkorting voor Digital Waste Shipment System. Het vormt het sluitstuk in de nieuwe Europese verordening met betrekking tot het overbrengen van afvalstoffen, of ook wel de European Waste Shipment Regulation. 

[01:54] Europa en digitalisering van afvaltransport 
Nele Roobrouck: Dus eigenlijk gaan we een stap verder in Europa met het digitaliseren van de afvaltransporten. Vlaanderen is hier al enkele jaren mee vertrouwd, net als Nederland. Maar wat kunnen we concreet zeggen over DIWASS in de dagelijkse praktijk van bedrijven? Kunnen we stellen dat dit tot minder administratieve lasten zal leiden, of eerder tot een verschuiving van die lasten? 

[02:16] Structuur en werking van DIWASS 
Sebastiaan Laloo: Nee, het komt er eigenlijk op neer dat DIWASS twee luiken heeft. Enerzijds is het een centraal systeem waarin je je aangiftes kan doen van kennisgevingen, waarin overheden die ook kunnen behandelen en goedkeuren. Alle betrokken overheden zien daar de status van een bepaalde kennisgeving. En bijkomend is er ook een digitaliseringsplicht voor internationale transporten die onder bijlage VII vallen. Concreet is er dus een digitaal document nodig, de digitale bijlage VII. 

[02:50] Implementatie op de werkvloer 
Nele Roobrouck: Oké. En als we nu concreet naar de werkvloer gaan, wat zijn dan eigenlijk de grootste uitdagingen bij de implementatie? Want zoals je weet, in onze sector hebben we heel grote bedrijven, maar ook kleine kmo’s. Kunnen we stellen dat dit gelijklopend is, of zie je hier en daar toch drempels? 

[03:08] Digitalisering als organisatievraagstuk 
Sebastiaan Laloo: Wat belangrijk is om te onderstrepen, is dat digitalisering deels ook een mindset is. De vraag is: is mijn organisatie klaar voor die digitalisering? Zijn mijn mensen mee? Dat is heel belangrijk. En ik zie dat zowel bij grote als kleine ondernemingen, dat daar verschillen in zitten. Wat hier heel bepalend is, is het leiderschap van de organisatie. Ondersteunen zij die digitalisering, of zeggen ze: kijk, dat is weer één van de volgende verplichtingen? Dat is eigenlijk heel bepalend, omdat net dat leiderschap zorgt voor een draagvlak binnen de organisatie en ervoor zorgt dat mensen mee zijn. Want je moet niet enkel je eigen mensen overtuigen, je moet ook je transporteurs overtuigen, maar ook de verwerkers en verwerkingsplaatsen. Je moet eigenlijk die hele keten mee op sleeptouw nemen voor zo’n digitaliseringsproject. 

[04:07] Rol van softwareleveranciers 
Nele Roobrouck: Bedrijven zoals jullie, Pionira, kunnen daar natuurlijk een helpende hand in bieden. Hoe zien jullie dat concreet? Hoe gaan jullie naar een bedrijf toe en welke diensten kunnen jullie aanbieden? 

[04:16] Ontstaan van de DIWASS-oplossing bij Pionira 
Sebastiaan Laloo: Hoe is de bal aan het rollen gegaan voor DIWASS? Er zijn klanten spontaan naar ons toe gekomen. Zij zeiden dat het ergens op hun radar stond, maar nog niet hoog op de prioriteitenlijst. Ze vroegen hoe wij dat zagen. We hadden al digitale bijlagen gezien en uitgerold voor heel specifieke klanten en heel specifieke trafieken. Maar nu zijn we eigenlijk gekomen met een nieuw product dat heel breed inzetbaar is en dat volledig de noden van de markt kan dekken. Dat gaat over verschillende types afvalorganisatoren en verschillende types transporten. Een technisch team is daar het afgelopen kwartaal intensief mee bezig geweest om de basis te leggen. Op dit moment lopen er ook pilootprojecten en zijn er bedrijven die al testen met de nieuwe bijlage VII. 

[05:13] Timing en verplichting 
Nele Roobrouck: En als we dan kijken naar de timing, wanneer moet een bedrijf klaar zijn? Vanaf wanneer moet het systeem geïmplementeerd worden? 

[05:18] Voorbereiding op de deadline 
Sebastiaan Laloo: Ik raad aan om er nu al mee te beginnen. Dat begint met informatie opzoeken. OVAM en de Nederlandse ILT doen daar zeker hun bijdrage in door te communiceren wat zij weten over de nieuwe EVOA en door updates te delen. Het is vooral informeren en alles in kaart brengen. Welke trafieken heb ik? Wie zijn de betrokken mensen? Wat zijn mijn processen? Dat allemaal in kaart brengen en zo tot een plan van aanpak komen. Welke providers zijn betrokken? Wie is mijn softwarepartij? Kan die dit ondersteunen? En eens je dat hebt, je mensen meenemen, hen trainen en ook transporteurs informeren over wat er staat te gebeuren. De deadline is 21 mei 2026, maar er kunnen vandaag al stappen gezet worden. 

[06:20] Voorbereiding vanuit sector en overheid 
Nele Roobrouck: Dus bedrijven kunnen zich vanaf nu voorbereiden. Je hebt de websites van zowel de Nederlandse als de Vlaamse overheden. Maar ook wij als sectorfederatie, vanuit Denuo, proberen onze leden voldoende informatie te bieden. En met een partner als Pionira kunnen we hier natuurlijk verder op bouwen. 

[06:32] België en Nederland vergeleken 
Nele Roobrouck: We hebben niet alleen Vlaamse luisteraars, maar ook Nederlandse. Als zij over de grens kijken, kunnen we dan al zeggen of DIWASS in België en Nederland op dezelfde manier wordt uitgerold? Zien jullie verschillen? Is er een partij die sneller is of al matuurder is? 

[07:03] Nationale verschillen binnen een Europees kader 
Sebastiaan Laloo: Dat is het mooie aan een centraal systeem, dat er vroeg of laat uniformiteit komt over alle landen heen. Maar de implementing acts voorzien wel dat de bevoegde autoriteiten aangeven hoe organisaties moeten connecteren op DIWASS. Vlaanderen heeft aangegeven dat kennisgevingsprocedures via het EVOA-loket blijven lopen en dat dit aangesloten wordt op DIWASS. Voor bijlage VII mag men rechtstreeks connecteren via DIWASS of via de eigen software. Nederland kiest ervoor om zowel kennisgevingen als bijlage VII rechtstreeks via DIWASS te laten verlopen. 

[08:16] Harmonisatie versus fragmentatie 
Nele Roobrouck: Dus eigenlijk kunnen we hopen dat DIWASS zal zorgen voor meer harmonisatie binnen Europa en dat we niet per lidstaat een apart systeem krijgen. 

[08:27] Data en toegang 
Nele Roobrouck: Digitalisering betekent ook het vergaren van informatie. Data wordt vaak het nieuwe goud genoemd. Wie zal toegang krijgen tot die data? En hoe zal dat verlopen, ook naar handhaving toe? 

[08:51] Rolafbakening en datatoegang 
Sebastiaan Laloo: In de verordeningen en implementing acts zijn duidelijke rollen gedefinieerd. Enerzijds zijn er de operatoren, zoals inzamelaars en verzamelaars van afval. Daarnaast zijn er de bevoegde autoriteiten die instaan voor besluitvorming en goedkeuring. Er zijn ook inspectiediensten die toegang hebben voor handhavingsdoeleinden. En tenslotte is er de Europese Commissie, die optreedt als systeembeheerder en toeziet op het goede functioneren van het systeem. 

[09:49] Vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie 
Nele Roobrouck: Als de rolverdeling zo duidelijk is vastgelegd op Europees niveau, kunnen we dan ook stellen dat bedrijfsinformatie voldoende beschermd is? 

[10:02] Gegevensbescherming binnen DIWASS 
Sebastiaan Laloo: Het is een Europees initiatief, en Europa is kampioen in gegevensbescherming. Denk aan GDPR voor persoonsgegevens, maar ook andere richtlijnen rond gegevensbescherming. Er zijn technische maatregelen, duidelijke rolafbakening, proportionaliteit, retentieprocedures en authenticatieprotocollen. Iedereen krijgt enkel toegang tot de gegevens die nodig zijn voor het doel dat hij heeft. 

[11:13] Waakzaamheid 
Sebastiaan Laloo: Je mag altijd kritisch zijn voor je overheid en waakzaam blijven over je rechten, los van dit initiatief. 

[11:19] Sectorale rol 
Nele Roobrouck: Zeker. En als sectorfederatie zullen wij daar ook over waken. 

[11:22] Vaste sectoraal-politieke vraag 
Nele Roobrouck: In elke podcast stellen we een aantal vaste vragen. Als we naar deze sector kijken, wat is voor jullie het kenmerkende cijfer dat beleidsmakers moeten onthouden? 

[11:55] Belang van volumes en graduele aanpak 
Sebastiaan Laloo: De belangrijkste maatstaf zijn de volumes en het aantal documenten dat gecreëerd wordt. Ik zou vooral willen zeggen: straf niet wie het probeert maar nog niet alles juist doet. Focus op de blinde vlekken, zij die het niet doen of weigeren, en zorg dat ook zij aan boord komen. Digitalisering moet gradueel gebeuren, niet met het vingertje vanaf dag één. 

[13:08] Beleidsmaatregel ter ondersteuning 
Nele Roobrouck: Als je vandaag bij een overheid binnenstapt en één concrete maatregel mag vastpinnen om DIWASS werkbaar te maken, welke zou dat zijn? 

[13:30] Investeringsaftrek voor digitalisering 
Sebastiaan Laloo: Wat mij opvalt, zowel bij Pionira als in mijn ervaring als consultant, is dat er nog veel werk is op vlak van digitalisering bij bedrijven. Een hogere investeringsaftrek specifiek voor digitalisering zou hier een grote hefboom kunnen zijn. Ik zie nog veel verouderde systemen of zelfs geen systemen, terwijl digitalisering zoveel meerwaarde kan creëren. Ook macro-economisch, want efficiëntere bedrijven zijn weerbaarder en dragen meer bij. 

[14:27] Afronding van het eerste deel 
Nele Roobrouck: Dat is een maatregel die wij zeker meenemen wanneer we beleidsmakers spreken. Dat is een maatregel die wij kunnen meenemen als Denuo als we een kabinet gaan bezoeken. Dus extra aandacht voor de aftrek van investeringen in IT, dat nemen we zeker en vast mee. Dank je wel voor de tip. 

[14:47] Bedrijven meenemen in digitalisering 
Nele Roobrouck: Zoals je al zegt, er zijn bedrijven die nog helemaal niet ver staan. Ze hebben het moeilijk met digitalisering. Hoe gaan we eigenlijk zorgen dat die bedrijven toch meegenomen kunnen worden en een stapje hoger geraken, en efficiënter worden via digitalisering? 

[15:01] Waardevoorstel en tijdswinst 
Sebastiaan Laloo: Dat is iets dat Pionira eigenlijk al meer dan tien jaar zegt. Er is een duidelijk waardevoorstel voor digitalisering van administratie en, voor ons, transportdocumenten. Het is heel duidelijk. We hebben de papieren kost, de kost van papier, dat is eigenlijk de minste kost. Het gaat vooral om de tijd die vaak gaat in het opstellen en beheren van papieren documenten. Ik denk dat alle organisaties eens moeten becijferen hoeveel tijd er nu echt gaat in het document. Ik denk dat je rap aan vijftien minuten gaat komen. En dan dat eens naast de gemiddelde personeelskosten leggen, van die specifieke persoon die die papieren moet behandelen, en dat eens uitrekenen op jaarbasis. En als je dan ziet hoeveel onze tool eigenlijk kost, zowel naar opstart als abonnement, dan is dat een heel duidelijk waardevoorstel. En dat geldt eigenlijk voor heel veel andere software ook. 

[15:56] Kost versus investering 
Nele Roobrouck: Dat is inderdaad zo, maar natuurlijk als klein bedrijf, dan denk je: ja, die ene persoon, dat zal wel lukken. En als je dan kijkt tegenover een abonnementskost die er soms tegenover staat. Maar eigenlijk moet je alles bekijken op lange termijn, zodanig dat je ziet dat je personeelskost wel hoog is, maar dat die eigenlijk verdwijnt omdat je ook telkens updates krijgt van bij jullie en dat het eigenlijk telkens een stapje vooruit gaat. 

[16:18] Herallocatie van werk 
Sebastiaan Laloo: Het hoeft niet per se te verdwijnen, maar het is daar eens een herallocatie naar nuttigere taken. Het is een beetje verloren tijd en geld voor het behandelen van papier, daar eigenlijk een kost voor te verenigen. Ik denk zeker in kleinere kmo’s, het is alle hens aan dek. Wij hebben ook die ervaring. En het is altijd leuk als je mensen op nuttigere taken kan zetten. 

[16:46] Wat moet goed zitten bij de opstart 
Nele Roobrouck: Dus eigenlijk, als we als bedrijf goed moeten zitten om het systeem te kunnen opstarten en om het geloofwaardig te maken, moeten we vooral zorgen dat er geïnvesteerd is in IT, dat men een goede provider heeft en dat men vanuit de CEO, vanuit de bedrijfsleiding, voldoende tijd krijgt om in te werken. Zijn er daarnaast nog andere tips? 

[17:09] Proces en ketenbetrokkenheid 
Sebastiaan Laloo: Het gaat vaak ook puur over het proces zelf. Denk eens na: hoe kan ik hier een optimale werking neerzetten? En inderdaad, dat hangt dan vaak weer terug naar het leiderschap. Maar hier specifiek voor digitale documenten: denk vooral aan die betrokken partijen, denk aan die transporteurs, denk aan die verwerkers, dat iedereen eigenlijk mee is in dat verhaal. 

[17:34] Opleiding als sleutel 
Nele Roobrouck: Dus opleiden zal sowieso een key… 
Sebastiaan Laloo: Intern en extern, ja. 
Nele Roobrouck: Ja, de komende maanden sowieso. 

[17:40] Ondersteuning en uitleg door Pioniera 
Sebastiaan Laloo: Wij spelen daar ook op in, specifiek voor het gebruik van onze documenten. Maar er is altijd wel een luikje waarin we wat meer informeren over het doel van het specifieke document. Dus dat is ook wel aanwezig. 

[17:53] Samenvatting van aanbevelingen 
Nele Roobrouck: Dus als we willen zorgen dat onze bedrijven echt niet achterop raken: informeer jullie vooral bij de administraties en natuurlijk ook bij sectororganisaties. Maar zorg ook vooral voldoende tijd in IT en ga in zee met een heel goede provider. Maar wanneer kunnen jullie zeggen, als Pionira, als sector: DIWASS is voor ons echt een succesverhaal? 

[18:21] Succescriteria voor Pioniera en voor de samenleving 
Sebastiaan Laloo: We hebben eigenlijk nu al die pijler in ons productaanbod van digitale nationale CMR en internationale CMR, om eigenlijk mooi zijn al die bijlage VII die daar net bij komt. Natuurlijk, omdat die gedragen wordt door klanten. Klanten die daar de meerwaarde van inzien, die er zeer blij mee zijn, voor die administratieve vereenvoudiging die wij kunnen verwezenlijken voor hen. Nu, als burger, dan is DIWASS geslaagd als we de volledige doelstelling van de verordening halen. Dat er minder export is naar derde landen, beter circulariteit. En dat is ook goed voor de sector, dat er hier bepaalde stromen blijven, die hier kunnen verwerkt worden. 

[19:07] Afsluiting en vooruitblik 
Nele Roobrouck: Inderdaad, en dat hangt ook samen met andere regelgevingen, zoals de exportban en andere. Daar komen we ongetwijfeld op terug in onze reeks van podcasts. Dat is een heel belangrijk verhaal. Ik ben blij dat we op dit moment een tipje van de sluier hebben kunnen lichten over DIWASS. Dank je wel voor dit gesprek, Sebastiaan. En eigenlijk zou ik al onze luisteraars willen warm maken voor een nieuwe topic, en dat is eigenlijk de klassieke recyclage. Daar hebben we heel wat uitdagingen, zoals vermoedelijk ook de exportban. Zie jullie uit voor de volgende podcast.